Convertimos documentos en archivos digitales con texto buscable y una organización pensada para tu empresa. Desde la clasificación por cliente o expediente hasta la indexación avanzada con metadatos estructurados.
OCR, indexación e indexación avanzada se complementan. Definimos el alcance según el volumen de documentación, los datos disponibles y cómo necesitas consultar tus archivos.
Aplicamos reconocimiento óptico de caracteres para que puedas localizar palabras y consultar el contenido de los documentos escaneados. La precisión depende de la calidad y legibilidad del original.
Organizamos y nombramos los archivos según criterios acordados: cliente, año, número de expediente, departamento o referencia. Una estructura coherente facilita la localización y recuperación.
Asociamos datos específicos a cada documento y, cuando el proyecto lo requiere, preparamos un índice estructurado para consultar, filtrar o importar la información en otros sistemas.
Ejemplo ilustrativo de un proyecto de indexación avanzada. Los campos se definen contigo antes de empezar; no todos los documentos contienen los mismos datos.
| Cliente | Año | Tipo documental | Expediente | Archivo digital |
|---|---|---|---|---|
| Empresa A | 2025 | Contrato | EXP-025 | EXP-025_CON.pdf |
| Empresa A | 2025 | Factura | EXP-025 | EXP-025_FAC.pdf |
| Empresa B | 2026 | Expediente | EXP-104 | EXP-104.pdf |
Según las necesidades del proyecto, podemos preparar el índice en Excel o CSV, y estudiar una estructura XML previamente definida. La extracción y validación de los campos se presupuestan en función de su complejidad.
Un archivo digital pierde parte de su utilidad cuando contiene cientos o miles de PDF sin un criterio común. La indexación permite ordenar y recuperar la información mediante campos previamente definidos con cada cliente.
Ordenamos la documentación por empresa, cliente, año, departamento, expediente o el criterio que necesites.
Registramos campos como identificador, fecha, tipología o referencia para facilitar la localización.
Entregamos la documentación estructurada en carpetas y con convenciones de nombres acordadas; si el proyecto lo requiere, estudiamos un índice de datos separado.
Definimos el criterio de indexación antes de comenzar para evitar errores y garantizar una estructura coherente.
Revisamos el tipo de documentación y acordamos los campos de búsqueda.
Clasificamos y preparamos los originales según las necesidades del proyecto.
Generamos los archivos digitales y asociamos los datos definidos.
Aplicamos controles de calidad y facilitamos los archivos con la estructura pactada.
No todos los archivos se consultan igual. Diseñamos la indexación en función de cómo trabaja tu organización.
El OCR permite reconocer texto en documentos escaneados y, según el archivo, realizar búsquedas dentro de su contenido.
La indexación documental añade criterios de identificación y clasificación, incluso cuando el dato no aparece de forma fiable en el texto del documento.
Ejemplo ilustrativo. Los campos y formatos se acuerdan para cada proyecto.
Podemos estudiar la indexación de archivos digitales existentes. Antes revisamos su calidad, formato, estructura y los campos que necesitas.
Sí, siempre que esos datos estén disponibles y se hayan definido como campos de indexación. Los criterios se acuerdan antes de iniciar el trabajo.
Sí, podemos preparar índices estructurados en Excel o CSV cuando se incluyen en el alcance del servicio. Si necesitas XML, definiremos previamente el esquema y la compatibilidad con tu sistema.
No. El OCR reconoce texto y la indexación clasifica e identifica documentos mediante datos concretos. Ambos pueden combinarse.
Definimos medidas de acceso, confidencialidad, tratamiento y entrega acordes al proyecto, con los contratos de protección de datos que correspondan.
Cuéntanos qué documentación tienes, su volumen aproximado y cómo necesitas buscarla. Te propondremos una estructura de indexación adaptada.
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