Digitalización de facturas para empresas

Facturas digitalizadas, ordenadas y fáciles de localizar

Convertimos facturas en papel en archivos digitales claros y organizados. Clasificamos por empresa, proveedor, ejercicio o referencia para que tu equipo encuentre cada documento sin buscar entre carpetas.

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Facturas y justificantes en papelArchivadores, cajas y documentación acumulada

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Digitalización y clasificaciónCaptura · Revisión · OCR cuando proceda

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Facturas listas para consultarPDF organizados por empresa, año o criterio acordado

Un archivo contable más accesible

Recupera una factura sin revisar cajas enteras

Cada empresa archiva sus facturas de una forma distinta. Respetamos los criterios que utiliza tu departamento administrativo o tu asesoría para que la entrega digital resulte útil desde el primer día.

01 / DOCUMENTACIÓN

Facturas emitidas y recibidas

Digitalizamos facturas en papel, incluyendo documentación complementaria cuando forma parte del lote y se acuerda su tratamiento.

02 / CLASIFICACIÓN

Por empresa y ejercicio

Podemos organizar los PDF por sociedad, cliente, proveedor, año, mes o referencia, según la estructura que necesites.

03 / LOCALIZACIÓN

OCR e indexación opcionales

Incorporamos texto buscable y campos de identificación cuando el proyecto lo requiere y la legibilidad de los originales lo permite.

Adaptado a la gestión diaria

Entregas pensadas para administración y asesorías

No siempre conviene entregar miles de páginas en un único PDF. Acordamos contigo cómo separar y nombrar los documentos antes de empezar.

Un PDF por factura, empresa o lote, según necesidad.
Separación por ejercicio, mes, cliente o proveedor.
Identificación de facturas y sus anexos cuando corresponda.
Entregas progresivas para proyectos de gran volumen.
Tratamiento diferenciado de tickets o justificantes si se solicita.

Ejemplo de estructura de entrega

Una asesoría que gestiona varias empresas podría recibir la documentación organizada así:

Empresa A
2026 / Enero / Facturas recibidas
2026 / Enero / Facturas emitidas

Empresa B
2026 / Febrero / Facturas recibidas

Ejemplo orientativo. La organización final se define con cada cliente y puede incluir índices en Excel o CSV si se contratan.

Confidencialidad y control

Tu documentación económica, tratada con cuidado

Las facturas pueden contener datos de clientes, proveedores y operaciones comerciales. Definimos las condiciones de recogida, acceso, tratamiento y entrega antes de iniciar el servicio.

Recogida y traslado controlado de los originales.
Preparación y digitalización en nuestras instalaciones.
Revisión de legibilidad y organización de los archivos.
Devolución o destino de los originales según instrucciones y autorizaciones acordadas.

Nuestro procedimiento

Del archivador a una entrega digital ordenada

Definimos los criterios de separación desde el principio para evitar trabajo posterior a tu equipo.

01. Acordamos el formato

Revisamos el volumen y definimos cómo agrupar y nombrar las facturas.

02. Recogemos y preparamos

Organizamos los lotes y retiramos elementos que dificulten el escaneo.

03. Digitalizamos

Capturamos las páginas, aplicamos OCR si procede y asignamos la clasificación pactada.

04. Revisamos y entregamos

Comprobamos los archivos y facilitamos la documentación por el canal acordado.

Más allá del PDF

¿Necesitas datos estructurados de las facturas?

Además de digitalizar, podemos estudiar la indexación por campos concretos, como fecha, proveedor, número de factura o referencia, con revisión según el alcance contratado.

La digitalización con OCR no equivale por sí sola a extraer todos los importes ni a contabilizar automáticamente las facturas. Si necesitas un índice en Excel o CSV, lo definimos y presupuestamos por separado.

Campos que se pueden valorar

EmpresaProveedorFechaN.º de facturaEjercicio

La disponibilidad y fiabilidad de los campos depende del documento y de las validaciones acordadas.

Conocer OCR e indexación →

Preguntas frecuentes

Antes de digitalizar tus facturas

¿Podéis separar las facturas por empresa y por mes?

Sí. Podemos preparar una estructura por empresa, ejercicio, mes o los criterios acordados. También podemos separar cada factura en un PDF individual si se incluye en el proyecto.

¿Digitalizáis también tickets y justificantes?

Podemos estudiar su digitalización junto con las facturas. Conviene definir previamente qué tipos de justificantes deben incluirse y cómo organizarlos.

¿Se podrán buscar palabras dentro de los PDF?

Podemos aplicar OCR para obtener texto buscable cuando la calidad del original lo permita. La precisión puede variar según el estado de la factura.

¿Podéis extraer importes o datos de cada factura?

Podemos valorar un proyecto de extracción e indexación de campos específicos. Requiere definir qué datos se necesitan y el nivel de comprobación manual.

¿Podemos destruir el papel después de digitalizarlo?

No automáticamente. La conservación de facturas depende de obligaciones legales y fiscales, y la sustitución del original puede exigir garantías específicas. Cualquier destrucción debe contar con las instrucciones y autorizaciones correspondientes.

¿La digitalización tiene validez fiscal certificada?

La digitalización ordinaria con OCR no es, por sí sola, digitalización certificada conforme a los requisitos tributarios aplicables. Si necesitas ese procedimiento, debemos analizarlo expresamente antes de presupuestar.

Solicita una propuesta

¿Cuántos archivadores de facturas necesitas digitalizar?

Indícanos el volumen aproximado, cómo están organizadas y qué estructura digital necesitas. Te prepararemos una propuesta adaptada.

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