Digitalización para el sector sanitario

Historias clínicas digitalizadas y organizadas

Transformamos archivos clínicos en documentación digital estructurada, para que cada expediente pueda localizarse y consultarse con mayor agilidad y bajo los controles de acceso que establezca el centro sanitario.

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Archivo clínico en papelCarpetas, historiales y documentos anexos

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Digitalización y organizaciónPDF, OCR e identificación por expediente según proyecto

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Entrega documentalEstructura acordada, revisión y transferencia controlada

Una necesidad concreta

La información clínica debe estar disponible, sin perder su contexto

Una historia clínica no es simplemente un conjunto de hojas. Contiene informes, pruebas, consentimientos y anotaciones que deben conservar su relación con el paciente y con el expediente al que pertenecen.

01 / INTEGRIDAD

Expedientes completos

Preparación y digitalización respetando el orden documental acordado, con comprobaciones de legibilidad y páginas.

02 / LOCALIZACIÓN

Identificación precisa

Archivos asociados a un identificador de historia o expediente, con los criterios de clasificación definidos por el cliente.

03 / CONTINUIDAD

Entregas organizadas

Documentación agrupada por expediente y entregada en el formato y la estructura que se establezcan al inicio.

Qué documentación tratamos

Un mismo historial, distintos tipos de documentos

Adaptamos el tratamiento a la composición real del archivo y a los criterios del responsable sanitario.

Historias clínicas en papel y carpetas de pacientes.
Informes médicos y documentación asistencial.
Consentimientos informados y autorizaciones.
Resultados e informes de pruebas en soporte papel.
Documentación administrativa vinculada al expediente.

Ejemplo de organización

Un centro puede necesitar una carpeta por historia clínica y, dentro, documentos agrupados por categorías previamente acordadas.

ID de historiaTipo documentalFechaCentro o unidad

Ejemplo ilustrativo. Los campos, nombres y estructura se definen con cada cliente; no se incluyen datos reales de pacientes.

La digitalización no implica por sí sola integración con un programa de historia clínica electrónica. Si se requiere importación, estudiamos los formatos y requisitos técnicos antes de presupuestarla.

Confidencialidad

Un tratamiento documental que exige especial cuidado

Las historias clínicas contienen datos personales de salud, especialmente protegidos. Por eso, el alcance del servicio, los accesos, el transporte, las entregas y el destino de los originales deben quedar definidos antes de comenzar.

Acuerdo de confidencialidad y contrato de encargo de tratamiento cuando corresponda.
Acceso limitado al personal autorizado y gestión controlada de la documentación.
Trazabilidad de recogidas, tratamiento y devolución o destino acordado.
Devolución o destrucción de originales únicamente conforme a instrucciones y autorizaciones del responsable.

Cómo trabajamos

Del archivo físico a una entrega útil para el centro

El procedimiento se adapta al volumen, estado y forma de consulta de la documentación. No imponemos una estructura única a todos los centros.

01. Definición

Analizamos volumen, tipología, orden del expediente y requisitos de entrega.

02. Preparación

Clasificamos y preparamos el material para su paso por escáner, preservando las referencias acordadas.

03. Digitalización

Capturamos los documentos y aplicamos OCR cuando resulte adecuado para el tipo de original.

04. Validación y entrega

Revisamos el resultado, organizamos los ficheros y entregamos mediante el canal pactado.

Preguntas frecuentes

Lo que conviene definir antes de digitalizar

¿Es obligatorio digitalizar toda la historia clínica?

No necesariamente. Podemos estudiar la digitalización de expedientes completos, periodos o conjuntos documentales definidos por el centro, siempre respetando las obligaciones de conservación y gestión aplicables.

¿Se puede buscar texto dentro de los documentos?

Podemos incorporar OCR cuando la calidad y tipología del original lo permitan. En documentos manuscritos o deteriorados, el reconocimiento puede ser limitado y no sustituye la identificación por expediente.

¿Entregáis los archivos organizados por paciente?

Podemos estructurarlos por identificador de historia clínica o expediente y por otros campos acordados. El centro define qué identificadores deben emplearse y cómo se utilizarán.

¿Qué ocurre con las historias clínicas originales?

Su devolución, conservación temporal o eventual destrucción se determina por contrato e instrucciones del responsable, respetando los plazos legales aplicables. Nunca se destruyen automáticamente por haber sido digitalizadas.

¿El PDF digitalizado sustituye legalmente al original?

No de forma automática. La validez de la sustitución y la eventual eliminación del papel dependen de la normativa, el tipo de documento y las garantías del procedimiento. Lo revisamos antes de plantear cualquier retirada de originales.

Hablemos de tu archivo clínico

Cuéntanos qué volumen necesitas digitalizar

Indícanos el número aproximado de historias, su ubicación y cómo necesitas recibir los documentos. Prepararemos una propuesta adaptada al trabajo real.

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