Digitalización de expedientes

Cada expediente, completo y localizado

Transformamos expedientes en papel en archivos digitales organizados, manteniendo unidos los documentos que pertenecen a cada caso y respetando el criterio de clasificación de tu organización.

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Archivo físicoCarpetas, separadores y documentación anexa

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Identificación por expedienteReferencia · Titular · Serie · Año, según proyecto

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Entrega digital estructuradaUn PDF por expediente o por documento, según lo acordado

El expediente es la unidad de trabajo

Digitalizar sin perder la relación entre documentos

Un expediente puede reunir solicitudes, anexos, informes, comunicaciones y resoluciones. Nuestro trabajo consiste en conservar esa relación al trasladarlo a formato digital.

01 / IDENTIFICACIÓN

Expedientes diferenciados

Separamos cada expediente mediante referencias, carpetas o criterios acordados para evitar mezclas entre casos.

02 / INTEGRIDAD

Documentos en su contexto

Respetamos el orden establecido y revisamos que la entrega responda a la estructura definida para cada expediente.

03 / CONSULTA

Acceso más sencillo

Preparamos archivos identificados y, cuando procede, aplicamos OCR o índices para facilitar la localización.

Tipos de expedientes

Una solución para archivos con distintas estructuras

Adaptamos el proyecto a la documentación que realmente gestionas, sin imponer una forma única de organizarla.

Expedientes administrativos y de tramitación.
Expedientes de personal y documentación laboral.
Expedientes de clientes, proveedores o contratos.
Expedientes técnicos y documentación de proyectos.
Archivos históricos de expedientes cerrados.

¿Cómo se entrega un expediente?

Por ejemplo, un archivo puede organizarse por número de expediente y año, con un PDF completo por caso o varios PDF identificados por tipo documental.

N.º expedienteAñoTipo documentalReferencia

Los campos y el nivel de separación se acuerdan antes de comenzar. No todos los proyectos requieren indexación avanzada.

DEL ARCHIVADOR AL EXPEDIENTE DIGITAL

Un expediente identificado. Todos sus documentos en orden.

La clave no es únicamente escanear páginas: es reconocer dónde empieza y termina cada expediente y cómo deben agruparse sus documentos.

ANTES / ARCHIVO EN PAPEL

Archivador 2026 · Departamento técnico

EXP-0142Solicitud · Informe · 3 anexos

EXP-0143Solicitud · Comunicaciones · Resolución

EXP-0144Solicitud · Plano · Informe

Ejemplo ficticio de expedientes separados mediante carpetas o identificadores.

DESPUÉS / ENTREGA DIGITAL

Carpetas y PDF identificados

📁 Expedientes_2026
　├─ 📄 EXP-0142.pdf
　├─ 📄 EXP-0143.pdf
　└─ 📄 EXP-0144.pdf

También podemos separar los documentos internos de cada expediente cuando así se acuerde.

La nomenclatura, el número de PDF y los datos de identificación se definen con cada cliente.

Proyectos de gran volumen

¿Miles de expedientes acumulados?

Organizamos lotes por archivador, serie, año o prioridad, manteniendo la correspondencia entre los expedientes recibidos y los archivos entregados. Podemos realizar entregas digitales progresivas según lo acordado.

Un detalle que marca la diferencia: no es lo mismo digitalizar 20.000 hojas sueltas que 2.000 expedientes con anexos. El número de expedientes, la preparación necesaria y los campos de identificación determinan el alcance y el presupuesto.

Preguntas frecuentes

Resolvemos las dudas más habituales

¿Podéis entregar un PDF por expediente?

Sí. Podemos generar un PDF por expediente o separar sus documentos internos, según los criterios definidos y la documentación recibida.

¿Se puede conservar el orden original?

Planificamos la preparación y captura para respetar el orden acordado. Si existen carpetas, separadores o anexos especiales, los revisamos antes de comenzar.

¿Podemos buscar expedientes por número o referencia?

Sí, podemos identificarlos mediante nombres de archivo, carpetas o índices estructurados. La disponibilidad de cada campo depende de la información existente y del alcance contratado.

¿Qué pasa si un expediente contiene anexos de diferentes tamaños?

Revisamos la tipología y el estado de los anexos antes de definir la preparación y captura. Los documentos especiales pueden requerir un tratamiento específico.

¿Podemos recibir los expedientes digitalizados por lotes?

Sí. Podemos acordar entregas progresivas por cajas, series o prioridades, con la identificación pactada para facilitar la revisión de cada lote.

Presupuesto adaptado a tu archivo

¿Cuántos expedientes necesitas digitalizar?

Cuéntanos cuántas carpetas o expedientes tienes, cómo están organizados y cómo necesitas recibirlos. Te propondremos un tratamiento ajustado al volumen real.

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