Digitalización de documentación contractual

Tus contratos, localizados cuando los necesitas

Digitalizamos contratos en papel y los organizamos con los criterios que utiliza tu empresa. Deja atrás las búsquedas entre archivadores y consulta cada acuerdo por su referencia, expediente o fecha.

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Contratos en papelOriginales, anexos y modificaciones

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Digitalización y revisiónCaptura legible y control de integridad

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Archivo contractual organizadoPDF por contrato o expediente · criterios acordados

El reto documental

Un contrato no termina en la última firma

A menudo, el documento principal convive con anexos, prórrogas, adendas y comunicaciones. Digitalizarlo bien significa conservar esa relación para que el expediente tenga sentido al consultarlo.

01 / VINCULACIÓN

Contrato y anexos juntos

Agrupamos los documentos relacionados siguiendo las instrucciones de tu organización, sin separar información que deba consultarse conjuntamente.

02 / IDENTIFICACIÓN

Referencias claras

Nombramos y clasificamos los archivos por código, cliente, proveedor, departamento, fecha o número de expediente.

03 / CONSULTA

PDF preparados para trabajar

Podemos incorporar OCR para buscar texto en los contratos escaneados, cuando la calidad del original lo permita.

Documentación contractual

Distintos acuerdos, un archivo coherente

Adaptamos la digitalización a la documentación que gestiona cada empresa, sin imponer un sistema de carpetas estándar.

Contratos con clientes y proveedores.
Acuerdos mercantiles y de prestación de servicios.
Contratos de arrendamiento y documentación inmobiliaria.
Contratos laborales y documentación contractual asociada.
Convenios, anexos, renovaciones y adendas.

Ejemplo de clasificación

Un departamento jurídico podría localizar un contrato por su referencia interna y consultar junto a él sus anexos y modificaciones.

ReferenciaParte contratanteTipo de contratoFecha

Ejemplo orientativo: los campos de identificación y la estructura de entrega se acuerdan antes de iniciar el proyecto.

¿Necesitas un índice de contratos? Podemos estudiar una relación estructurada de archivos y metadatos en Excel o CSV, según el alcance contratado. Conoce nuestro servicio de OCR e indexación.

Confidencialidad y control

Documentación sensible, tratamiento responsable

Los contratos pueden contener datos personales, información comercial y condiciones confidenciales. Por eso definimos la recogida, el acceso a los documentos y la entrega digital antes de comenzar.

Recogida de originales y traslado controlado a nuestras instalaciones.
Acuerdos de confidencialidad y de tratamiento de datos cuando corresponda.
Identificación y seguimiento de lotes durante el proyecto.
Devolución o destino de originales conforme a las instrucciones del cliente y las obligaciones aplicables.

Cómo trabajamos

De los archivadores a un archivo contractual consultable

Acordamos desde el principio cómo deben agruparse y nombrarse los contratos, para que la entrega encaje en el trabajo diario de tu equipo.

01. Definimos

Revisamos volumen, tipos de contratos, anexos y criterios de clasificación.

02. Recogemos y preparamos

Organizamos el traslado y preparamos los documentos para su captura.

03. Digitalizamos

Escaneamos los originales, conservando las agrupaciones acordadas, y aplicamos OCR cuando proceda.

04. Verificamos y entregamos

Comprobamos los archivos y facilitamos la documentación mediante el canal pactado.

Preguntas frecuentes

Antes de digitalizar tus contratos

¿Podéis mantener los anexos junto al contrato principal?

Sí. Definimos si cada expediente debe entregarse en un único PDF o en varios archivos relacionados, según las necesidades del cliente y la documentación recibida.

¿Podéis organizar los contratos por cliente, proveedor o referencia?

Sí. La clasificación puede utilizar uno o varios campos acordados, siempre que los datos estén disponibles y puedan identificarse de forma fiable.

¿Se pueden digitalizar contratos de diferentes departamentos?

Sí. Podemos trabajar con archivos contractuales de varias áreas, estableciendo criterios de separación y nomenclatura para cada una.

¿Los contratos digitalizados tendrán texto buscable?

Podemos aplicar OCR para facilitar búsquedas dentro de los PDF. El resultado depende de la calidad del original y no garantiza el reconocimiento perfecto de firmas o anotaciones manuscritas.

¿Podemos destruir los contratos originales después?

La digitalización no autoriza por sí sola la destrucción del papel. Su conservación, devolución o eventual destrucción debe decidirla el responsable de la documentación, de acuerdo con los plazos y requisitos legales aplicables.

¿Un PDF escaneado equivale a un contrato firmado electrónicamente?

No. La digitalización crea una copia digital del documento en papel, pero no convierte automáticamente la firma manuscrita en una firma electrónica ni garantiza por sí sola el mismo valor probatorio que el original.

Hablemos de tu archivo contractual

¿Cuántos contratos necesitas digitalizar?

Cuéntanos el volumen aproximado, cómo están archivados y cómo necesitas consultarlos. Prepararemos una propuesta ajustada a tu documentación.

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